1）資料員必須認(rèn)識(shí)到建設(shè)工程竣工檔案資料是建設(shè)工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值（作用與目的：建筑工程施工技術(shù)資料是記載建筑工程施工活動(dòng)全過程的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它既是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、移交、使用、管理、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)）的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

2）資料員外業(yè)必須了解施工順序，熟悉施工工藝，掌握施工進(jìn)度和施工質(zhì)量狀況；內(nèi)業(yè)必須熟練掌握建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和各有關(guān)專業(yè)工程施工。 要善于收集積累各種載體的資料“空白表（樣表）” ，日積月累地充實(shí)收集、甄別、編輯和整理資料的能力。

資料員還必須不失時(shí)機(jī)地提出各種檢驗(yàn)檢測的時(shí)機(jī)，在某種檢驗(yàn)檢測的條件具備前1～2周，給領(lǐng)導(dǎo)提出檢驗(yàn)檢測的表示，因?yàn)闄z驗(yàn)檢測也需要在“有資質(zhì)”的單位中進(jìn)行甄選后簽約，甄選簽約需要時(shí)間，檢測檢驗(yàn)有外業(yè)，還有內(nèi)業(yè)報(bào)告（數(shù)據(jù)整理、校對）。鑒于建設(shè)項(xiàng)目參與各方人員對國家和地方的現(xiàn)行規(guī)定的掌控程度參差不齊，因此，資料員要利用例會(huì)等各種機(jī)會(huì)，適時(shí)向有關(guān)方面宣傳相應(yīng)的檢測項(xiàng)目，以便結(jié)合進(jìn)度，作出合理安排。

3）資料員必須具備一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn) 對施工操作面以及實(shí)物質(zhì)量具備“目測口估”能力，有些分項(xiàng)工程質(zhì)量要求不能用“靠、吊、量、套”，只能用“看、模、敲、照”了解其質(zhì)量狀況；如《屋面工程質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》GB 50207的驗(yàn)收條款。

4）掌握GB 50300標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收要求 《建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》GB 50300規(guī)定單位工程驗(yàn)收合格應(yīng)符合：各個(gè)分部均應(yīng)合格、質(zhì)量控制資料完整、安全功能檢測合格、主要功能符合規(guī)范、觀感質(zhì)量符合要求；也就是說對質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)有一個(gè)整體上的掌握程度要求。
5）對建筑識(shí)圖，建筑材料，房屋構(gòu)造，建筑施工技術(shù)，施工技術(shù)資料與管理，建筑文件整理規(guī)范等，有一個(gè)基本掌握。
6）對形成資料的“人、機(jī)、料、法、環(huán)”的基本要求，要懂得如何確認(rèn)。“寫”（你該做）、“做”（你所寫）、“記”（你所做）。
二、編制施工資料的準(zhǔn)備工作

“人；規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和資料；設(shè)備和軟件；圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程量清單；定好分部、子分部、分項(xiàng)工程和檢驗(yàn)批；材料進(jìn)場計(jì)劃與材料（構(gòu)配件）實(shí)驗(yàn)計(jì)劃；“三檢”計(jì)劃”。重視程序與其對應(yīng)的內(nèi)容。

三、有關(guān)簽字和蓋章要求
查統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與對應(yīng)驗(yàn)收規(guī)范要求的、廣東建筑工程竣工驗(yàn)收技術(shù)資料統(tǒng)一用表軟件對應(yīng)表幫助欄說明。

“寫”（你該做）、“做”（你所寫）、“記”（你所做）。
對于目前應(yīng)注意：
對一些好的做法，可組織總結(jié)成好的資料，供大家學(xué)習(xí)。如用“材料檢測批量及其代表量的匯總表”評價(jià)來反映符合“主控項(xiàng)目檢測批量符合要求”這一“強(qiáng)標(biāo)”要求；測量資料中的平面定位表（或加上附圖），表現(xiàn)出沉降基準(zhǔn)點(diǎn)的坐標(biāo)與高程、沉降觀測點(diǎn)與軸線的關(guān)系、建筑物的控制點(diǎn)坐標(biāo)、±0.000相當(dāng)于絕對高程、場區(qū)與建筑物紅線坐標(biāo)、控制軸線，來考核該工程符合規(guī)劃性、工程竣工后，利用此表起到現(xiàn)場復(fù)測沉降變化情況，用考核測量資料中測量人的資格、測量儀器的標(biāo)定、測量偏差、驗(yàn)收規(guī)范依據(jù)來評價(jià)測量資料的有效性；對反映工程質(zhì)量主要指標(biāo)的“材料檢測批量及其代表量的匯總表”、“測量資料”、“檢測報(bào)告”匯總表、混凝土等的“強(qiáng)度指標(biāo)”、“主要的分部分項(xiàng)評定”“技術(shù)問題記錄”“質(zhì)量控制資料核查記錄”、“工程安全和功能核查和主要功能抽查記錄”“工程觀感質(zhì)量檢查表”必須由施工單位的項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人與監(jiān)理工程師簽字加蓋注冊章和加蓋單位公章，并加以評價(jià)來起到控制好質(zhì)量的作用。

四、質(zhì)量的概念

現(xiàn)階段建筑工程質(zhì)量的含義反映建筑工程滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定或合同約定的要求，包括其在安全、使用功能及其在耐久性能、環(huán)境保護(hù)等方面所有明顯和隱含能力的特性總和。創(chuàng)優(yōu)工程更突出保障地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)的安全和保障使用功能與保障環(huán)境質(zhì)量的先進(jìn)水平。建設(shè)工程質(zhì)量簡稱工程質(zhì)量。工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合。 

建設(shè)工程質(zhì)量的特性主要表現(xiàn)在以下六個(gè)方面： 

(1)適用性。即功能，是指工程滿足使用目的的各種性能。包括：理化性能，結(jié)構(gòu)性能，使用性能，外觀性能等。 

(2)耐久性。即壽命，是指工程在規(guī)定的條件下，滿足規(guī)定功能要求使用的年限，也就是工程竣工后的合理使用壽命周期。     

(3)安全性。是指工程建成后在使用過程中保證結(jié)構(gòu)安全、保證人身和環(huán)境免受危害的程度。 

(4)可靠性。是指工程在規(guī)定的時(shí)間和規(guī)定的條件下完成規(guī)定功能的能力。

(5)經(jīng)濟(jì)性。是指工程從規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工到整個(gè)產(chǎn)品使用壽命周期內(nèi)的成本和消耗的費(fèi)用。 

(6)與環(huán)境的協(xié)調(diào)性。是指工程與其周圍生態(tài)環(huán)境協(xié)調(diào)，與所在地區(qū)經(jīng)濟(jì)環(huán)境協(xié)調(diào)以及與周圍已建工程相協(xié)調(diào)，以適應(yīng)可持續(xù)發(fā)展的要求。